Como anotar e controlar os custos da lavoura de café

Pra controlar os custos da lavoura de café, anote todo gasto separado por talhão, no dia em que ele acontece, e no fim da safra divida o gasto de cada talhão pelas sacas que ele colheu. Isso dá o seu custo por saca. Sem essa conta, o produtor descobre se ganhou ou perdeu só quando o dinheiro acaba, e aí já passou o tempo de corrigir. Aqui no Sul de Minas quase todo mundo sabe de cabeça quanto colheu e por quanto vendeu. Agora pergunte quanto custou aquela saca e a resposta vira um chute. É normal, porque o gasto da lavoura vem picado o ano inteiro, um pouco de adubo hoje, diária amanhã, peça de trator na semana seguinte, e nada disso fica junto em lugar nenhum.

O problema é que sem essa conta o produtor negocia no escuro. Não sabe se aquele preço de saca fecha ou não, não sabe qual talhão está sustentando a fazenda e qual está pendurado nas costas dos outros, e acaba cortando gasto justamente onde não devia.

Por que saber o custo por saca muda tudo?

Porque é a única linha que diz se a fazenda está ganhando dinheiro. Faturamento alto não quer dizer lucro, e safra cheia com custo descontrolado já deixou muito cafeicultor apertado.

Quando você sabe o seu custo por saca, algumas decisões que hoje são angústia viram conta. Aceitar ou não um preço, segurar ou vender, investir num talhão ou renovar, pegar custeio ou tocar com recurso próprio. Tudo isso fica mais fácil quando existe um número no papel.

E tem o lado da negociação. Produtor que conhece o próprio custo conversa diferente, com revenda, com banco e com comprador. Ele sabe onde é o limite dele e não é levado pela conversa alheia.

Quais gastos entram na conta da lavoura?

Entra tudo que a lavoura consumiu no ano, não só o que veio em nota fiscal grande. O erro mais comum é lembrar do adubo e do defensivo e esquecer do resto, e aí o custo aparece bem menor do que é de verdade.

Vale anotar em grupos, que é mais fácil de organizar depois:

• Insumos: adubo, calcário, gesso, defensivo, foliar, muda e semente.
• Mão de obra: diária, funcionário fixo com os encargos, empreiteiro, gente da colheita e o almoço da turma.
• Máquina e implemento: diesel, óleo, filtro, peça, manutenção, pneu, aluguel de máquina de terceiro.
• Colheita e pós-colheita: derriça, abanação, transporte até o terreiro, secagem, lenha ou energia do secador, beneficiamento e sacaria.
• Fixos da fazenda: energia, água, imposto, seguro, contabilidade, telefone e internet.
• Financeiro: juros do custeio, taxa de banco e o que você pagou por antecipação.
• O seu próprio trabalho: o pró-labore da família. Quem não lança isso acha que está lucrando quando na verdade está só tirando o salário.

Como anotar sem virar um trabalhão?

A regra é uma só: anote na hora, não depois. Papel guardado em gaveta pra lançar no fim do ano vira caixa de nota que ninguém lança nunca.

Não precisa de programa caro nem de planilha complicada. Muita fazenda boa daqui controla tudo num caderno de capa dura na mesa da sede, ou numa planilha simples de cinco colunas. O que faz funcionar é a rotina, não a ferramenta.

As cinco colunas que resolvem: data, talhão, o que foi (adubo, diária, diesel), quantidade e valor. Se a despesa for da fazenda inteira, como energia ou contabilidade, use uma linha chamada geral e depois divida entre os talhões proporcional à área ou à produção.

Combine um dia fixo na semana pra sentar quinze minutos e passar tudo a limpo. Sexta de tarde, domingo de manhã, o dia que for. Quinze minutos por semana no ano inteiro já dá o retrato completo da safra.

Por que separar o gasto por talhão faz tanta diferença?

Porque a média da fazenda esconde o problema. Quando você junta tudo, o talhão bom carrega o talhão ruim e você nunca enxerga qual é qual.

Separado, aparece o que estava escondido. Aquele talhão velho de encosta que consome adubo igual aos outros e devolve bem menos saca. Ou o talhão que parecia fraco mas, olhando o custo, é o que tem o menor custo por saca da fazenda.

Com dois ou três anos de anotação você começa a decidir com segurança: onde vale reforçar a nutrição, onde o caso é recepar, onde o certo é replantar e onde o dinheiro está sendo bem gasto.

Não precisa fatiar demais. Talhão por idade, variedade ou face do morro já basta. Fazenda pequena pode trabalhar com três ou quatro áreas separadas e já ganha muito com isso.

Como fechar a conta no fim da safra?

Some o gasto do ano de cada talhão, veja quantas sacas beneficiadas aquele talhão entregou e divida um pelo outro. O resultado é o custo por saca daquela área.

Faça essa conta talhão por talhão e depois some tudo pra achar o custo médio da fazenda. Compare o número com o preço que você recebeu e você vai ver na hora se a safra pagou.

Dois cuidados na hora de fechar. Primeiro, o café é cultura permanente: gasto com formação de lavoura nova e com recepa não é custo da safra deste ano, é investimento que vai render nos próximos anos, e misturar os dois distorce a conta. Segundo, lembre da bienalidade. Em ano de safra cheia o custo por saca cai porque o gasto se divide por mais saca, e em ano fraco ele sobe. Por isso olhar dois anos juntos mostra melhor a realidade do que um ano sozinho.

Depois de fechado, guarde. O valor desse controle aparece mesmo no terceiro ano, quando você já tem histórico pra comparar e enxerga a tendência, não só a foto de uma safra.

O que fazer com o número depois que ele aparece?

Use ele pra escolher onde mexer. Olhe os grupos de gasto e veja quais pesam mais na sua fazenda. Na maioria das lavouras de café do Sul de Minas, nutrição e mão de obra de colheita são os dois maiores, e é neles que mora tanto o desperdício quanto a oportunidade.

Cuidado com a tesourada burra. Cortar adubo ou deixar de fazer o controle na hora certa derruba produção, e produção menor faz o custo por saca subir, porque o gasto fixo continua o mesmo. Economia boa é a que tira desperdício sem tirar saca.

O que costuma render mais é ajustar a nutrição em cima de análise, aplicar no lugar e na hora certos, calibrar máquina e pulverizador, organizar a colheita pra deixar menos grão no chão e comprar insumo com planejamento em vez de comprar correndo.

E olhe também o outro lado da conta. Às vezes o caminho pra baixar o custo por saca não é gastar menos, é colher mais no mesmo talhão. Produtividade é o divisor dessa conta, e mexer nela costuma dar mais resultado do que apertar o gasto.

Perguntas frequentes

Preciso de computador pra controlar os custos da lavoura?
Não precisa. Caderno na sede, anotado no dia, funciona bem e é o que muita fazenda organizada daqui usa. Planilha ajuda na hora de somar e comparar, mas o que faz a diferença é a constância da anotação, não a ferramenta.

Como divido gasto que é da fazenda inteira entre os talhões?
Divida proporcional à área de cada talhão, que é o jeito mais simples e já resolve. Quando o gasto for claramente ligado à colheita, como transporte e secagem, dá pra dividir pelas sacas que cada talhão entregou, o que fica mais justo.

Devo lançar o meu trabalho e o da família como custo?
Sim. Se você não lançar, a conta mostra um lucro que não existe, porque parte dele é só o pagamento do seu tempo. Coloque um valor de pró-labore justo, o que você pagaria pra alguém fazer o mesmo serviço, e a conta passa a dizer a verdade.

Gasto com renovação e recepa entra no custo da safra?
Não entra junto. Formação de lavoura nova e recepa são investimento, porque o retorno vem nas safras seguintes. Anote separado e vá diluindo esse valor ao longo dos anos em que aquela área vai produzir, assim o custo da safra atual não fica inflado.

Quanto custa ter ajuda pra organizar isso e melhorar o resultado da lavoura?
O acompanhamento técnico da DiferenciAgro não é cobrado à parte. A gente vai na lavoura, ajuda a enxergar onde o gasto está pesando, monta o plano de nutrição e manejo por talhão e acompanha a resposta na safra. A nossa receita vem da venda dos insumos que você já compraria de qualquer jeito, então a orientação vem junto, sem consultoria cobrada.